El valor más grande de un profesional es su potencial de hacer la diferencia y usarlo para sumar en su ámbito de acción.
Autor: Jesús Miguel Quintana Cámara 4-junio-2024.
La administración del tiempo en la empresa
Los tiempos actuales en las empresas son altamente demandantes y por lo tanto debemos ser muy eficientes, tenemos que cumplir con las operaciones de rutina, pero, para las demás actividades debemos priorizar lo que debemos atender. Los proyectos son los que van mejorando los procesos, también dan cumplimiento a la misión de la empresa para seguir creciendo, para lo cual, hay que realizar muchas actividades y planes, algo muy importante que tampoco puedes dejar de atender, son los compromisos personales, ya que nos crean problemas familiares y se merma nuestra calidad de vida. El balance vida trabajo nos ayuda a estar al 100% para poder hacer frente a la demanda que genera las responsabilidades laborales.
¿Cómo lograrlo todo a la vez?
Primero, debemos ser muy eficientes con la administración de la agenda personal y muy disciplinados para atenderla,
Segundo, tener indicadores estratégicos y operativos para poder dar seguimiento a las operaciones de rutina y a los proyectos,
Tercero, delegar los proyectos para que el personal los tome como suyos y esto les ayude a estar motivados y a tener retos que los hagan crecer.
La agenda personal debe tener las actividades a realizar durante el día, las de supervisión de las operaciones de rutina y las de supervisión de los proyectos, así como las personales. Te recomiendo que clasifiques en A, B y C las actividades contenidas en tu agenda; enfócate a las A y B de acuerdo a su impacto en los resultados, las C no las hagas, ya que se pueden delegar, automatizar o simplemente se eliminan de la agenda por tener un bajo impacto en los resultados esperados.
Los indicadores nos ayudan para saber si se están realizando las operaciones en tiempo y correctamente, a detectar situaciones o desviaciones que deben ser atendidas a tiempo, a saber, cómo se van cumpliendo las actividades de los proyectos, y en su caso, a tomar decisiones para corregir el curso y/o apoyar el proyecto con recursos materiales y humanos.
Como todos sabemos las juntas ocupan gran parte del tiempo de los Directores y Gerentes; es necesario que sean efectivas, con un objetivo claro y tiempo definido; es necesario que estén las personas que van a aportar información útil para desarrollar soluciones o llegar a acuerdo, en suma, para cumplir con el cometido de la reunión. Crear una cultura en la que el personal venga preparado a la reunión para que esta inicie y termine a tiempo, es altamente valorado y motivante.
Delegar es una parte fundamental de la gestión de la agenda, ya que así se puede administrar el tiempo en forma eficiente y lograr los objetivos del área bajo tu responsabilidad. Se puede lograr una gran sinergia si designamos a los líderes adecuados para gestionar los proyectos de alto impacto y dejarlos que hagan su trabajo, darles autoridad de gestión y apoyarlos cuando lo soliciten.
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