El valor más grande de un profesional es su potencial de hacer la diferencia y usarlo para sumar en su ámbito de acción.
Autores: Jesús Quintana y Lourdes Molina, 27 NOV 2024
Para la implementación eficaz de una cadena de suministro es necesario considerar lo siguiente:
- La Infraestructura
- Almacén tradicional o automatizado
- Transporte
- Sistema de control de inventarios
- Personal
- Compras
- Almacén
- Calidad
- Logística
- Regulatorios
- Proveedores
- Transporte
- Agente aduanal (en caso de que aplique)
- Calibración y Validación
- Servicios contratados de almacenamiento y distribución (3PL)
- Laboratorio tercero autorizado
- Clientes
La Infraestructura se define después de haber determinado el modelo de negocio (público, privado o ambos), el portafolio de productos, si la adquisición se hará en plaza o por importación, si los productos se comercializarán localmente y/o en otros países y en cuales canales de distribución (Distribuidores, Hospitales, cadenas de farmacias y/o retail). De acuerdo con lo anterior, se define el tamaño del almacén y se proyecta la capacidad que se requerirá en cinco años conforme a lo previsto en el plan de negocios; a este respecto es necesario establecer si se construirá una infraestructura propia o si se contrataran los servicios de un 3PL (Logística Tercerizada).
Algunos aspectos importantes para considerar son las condiciones de almacenamiento (temperatura y humedad del ambiente, cadena fría y/o cadena congelada), los controles para evitar la contaminación, los controles de inventario y el control de las operaciones del almacén tanto en términos de logística como en términos de calidad. En suma, la infraestructura y las operaciones están normados en el capítulo 16 de la NOM-059-SSA1-2015 y el Suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos y demás insumos para la salud, sexta edición.
Un aspecto que no debe pasarse por alto es el tipo de productos que se manejan en el almacén, ya que en algunos casos es necesario cumplir con requisitos específicos para su manejo. Por ejemplo, los medicamentos controlados, las vacunas, los hemoderivados, los toxoides, por mencionar algunos. Además, se debe tener en cuenta el volumen de operaciones del establecimiento y la cantidad personal que se requiere para contar con la capacidad operativa adecuada, lo que implica la implementación de un sistema de gestión de almacén, estaciones de trabajo, oficinas, sistemas de comunicación y sistemas de video seguridad. En cuanto al flujo de trabajo, es necesario determinar la secuencia de las operaciones, lo que conlleva a la definición de áreas y equipos, así como el tamaño y tipo de tarimas sin perder de vista la configuración y estiba de esta.
El equipo de transporte puede ser propio o suministrado por proveedores especializados y es muy importante considerar que del volumen de ventas y el tipo de productos a manejar depende el tipo y número de equipos que se requieren (unidad de caja seca, unidad refrigerada y/o congelada).
Finalmente, y no menos importante, se requiere un sistema computarizado de administración de inventarios (WMS) que ayude a gestionar las operaciones de un almacén, desde la recepción del producto, hasta la liquidación de los servicios de distribución. Este debe estar asociado al sistema contable de la organización.
El personal, es fundamental para operar adecuadamente un almacén por lo que se requiere un equipo multidisciplinario que incluye al personal de compras que realiza la adquisición de insumos con base al “forecast”, el personal de almacén que lleva a cabo las operaciones de depósito, surtido y embarque; por otro lado el Responsable Sanitario y el personal de calidad operan el sistema de Gestión de Calidad (SGC) y realizan las funciones pertinentes de aseguramiento de calidad, el personal de logística que realiza las operaciones de planeación y control de la distribución, y el personal de asuntos regulatorios para hacer los trámites ante la autoridad con respecto a registro sanitario, mantenimiento de registro, solicitud de permisos sanitarios de importación y/o exportación, trámites relativos a la farmacovigilancia, entre otros.
Es muy importante destacar que todo el personal que participa en la operación de la cadena de suministro debe estar calificado. Sin embargo, este es un verdadero reto porque el personal operario rota con frecuencia y los requerimientos de calificación no se cubren en un día. Otro reto importante es lograr que el personal de Asuntos Regulatorios y Farmacovigilancia se involucre en la operación de la cadena de suministro.
En cuanto a la funcionalidad del equipo, es importante considerar que en ocasiones ocurren situaciones que rebasan las competencias y experiencia de sus miembros, por lo que es importante tener un par de consultores a la mano para allegarse una asesoría o apoyo para resolver alguna situación específica que amerite tiempo y recursos.
Los proveedores de transporte, del producto, de los servicios aduanales, de calibración y validación, de análisis para liberación y de los servicios logísticos tercerizados, deben estar calificados. Los proveedores en este caso pueden aportar soluciones que ayuden a mitigar los riesgos naturales asociados a la contratación de servicios, pero también pueden contribuir a aumentar el riesgo de las operaciones de la cadena de suministro. Por tal motivo, los proveedores deben ser elegidos con asertividad y deben pasar por un proceso de calificación realizado con un enfoque de riesgo. La calificación de un proveedor entraña un esfuerzo importante por parte de la organización por lo que deben ser tratados como socios de negocio y celebrar contratos en los que prevalezcan condiciones comerciales que sean ganar-ganar, a fin, de que la relación técnica y comercial sea larga y de mutuo beneficio.
Los clientes son responsables del suministro y venta de los medicamentos; por lo que deben ser gestionados para asegurar que las operaciones de la cadena de suministro bajo su responsabilidad están alineadas con la normatividad aplicable y sobre todo, cuentan con la infraestructura y capacidad para preservar la integridad del medicamento hasta el momento en que es suministrado al paciente.
“La relación de la organización con sus proveedores y clientes es fundamental para asegurar que el medicamento sea suministrado oportunamente al paciente y al mejor costo posible.”
En suma, una cadena de suministro puede funcionar en forma eficaz si se hace una implementación alineada con la normatividad aplicable y con un enfoque de riesgo, a fin de mantener un balance de costo beneficio y lograr el abasto sustentable del canal para que el paciente pueda tener acceso a los medicamentos que necesita en la forma más sencilla posible y al mejor costo posible.
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