El valor más grande de un profesional es su potencial de hacer la diferencia y usarlo para sumar en su ámbito de acción.
Autor: Jesús Quintana, 31 MAR 2025
Las empresas deben crecer y evolucionar todo el tiempo, adaptarse a las nuevas tendencias de los mercados, adoptar las nuevas tecnologías, realizar las mejores prácticas operacionales, desarrollar al personal mediante la capacitación, atraer nuevos talentos a la organización para obtener nuevas habilidades y reproducir las prácticas de la industria.
Los proyectos nos ayudan a desarrollar a las empresas, a crecer las operaciones, pero también, nos ayudan a mejorar los procesos y/o superar las áreas de oportunidad que encontramos en las auditorías internas o en las áreas o procesos sujetos a limitaciones que merman la eficiencia y no están a la altura del estándar normativo.
Para definir qué proyectos se deben realizar, las empresas se basan en su estrategia de negocio, que a su vez están alineadas con la misión y visión. Conforme a lo anterior, los proyectos se priorizan cuando se realiza un balance costo-beneficio, a fin de lograr el mayor impacto posible con el presupuesto disponible.
Los proyectos los autoriza la alta dirección o el consejo de administración con base en la estrategia del negocio que está asociada mejorar el cumplimiento normativo del establecimiento y las operaciones que ahí se realizan, aumentar la productividad, la eficiencia y la capacidad, acrecentar el portafolio de productos, expandir las operaciones, entre otros.
Habiendo definido los proyectos y las prioridades presupuestales, es importante que el Consejo Directivo designe a un patrocinador y a un líder para cada proyecto, éste último es un muy importante, por lo que debemos tener mucho cuidado con el proceso de selección, ya que su gestión es fundamental para que el proyecto sea un éxito.
Para la administración de los proyectos estratégicos se puede usar el Balanced Scorecard (BSC) o Cuadro de Mando Integral (CMI), que es un modelo de gestión útil para traducir la estrategia del negocio en objetivos e indicadores para medir su rendimiento.
Para la administración de los proyectos es necesario tener un Project Manager que gestione operativamente el proyecto para asegurar que se cumplan los hitos en tiempo y forma con el personal y presupuesto asignado.
Una falla muy común en la gestión de los proyectos es asumir que se puede lograr su implementación con las mismas personas que realizan las operaciones de rutina. En este caso, el proyecto excede por mucho el tiempo y presupuesto considerado inicialmente, para lograr su completa implementación. Esta situación, tiene un impacto directo en el ROI lo cual desalienta la inversión de capital en proyectos subsecuentes, ocasionando que se pospongan, se limite su alcance o definitivamente se cancele. Por lo anterior, se requiere de un gran compromiso del líder, del Project Manager, así como del equipo que participará en el proyecto para implementar el proyecto en tiempo, forma y al costo pactado.
Es muy importante saber vender el proyecto y lograr que los involucrados en el mismo lo hagan suyo, algunas herramientas para vender un proyecto son: Desarrollo de pruebas piloto, Business Case, Benchmarking, Planteamiento de escenarios, entre otras.
Los proyectos tienen un ciclo de vida que incluye las siguientes etapas: Inicio, Planeación, Ejecución, Monitoreo, Control y Cierre.
Los elementos de un proyecto son:
- Objetivo
- Alcance
- Tiempo
- Costo
- Calidad
- Patrocinadores del proyecto y equipo de trabajo
- Recursos (Presupuesto, personal, insumos, servicios, etc.)
- Riesgos
- Comunicación
- Adquisiciones
Para gestionar un proyecto debemos tener un Plan de trabajo asociado a una línea de tiempo y un presupuesto basado en un estudio de costos. Una vez que se determina el plan de trabajo inicial debemos realizar una evaluación del riesgo para detectar y dimensionar las vulnerabilidades del plan y ajustarlo para que sea robusto. Adicionalmente, se deben desarrollar e implementar métricas para monitorear el avance. Finalmente, se requiere un Plan de arranque del proyecto considerando la gestión de la resistencia al cambio; por tal motivose debe contemplar un Mecanismo de comunicación (a lo largo del ciclo de vida del proyecto).
Durante la ejecución del proyecto se generan registros que incluyen entregables y evidencias de avance por lo que se debe contar con un procedimiento para la gestión de los registros. Dichos registros son muy importantes, porque en éstos se fundamenta la auditoría de cierre del proyecto, así como el cierre del proyecto.
Es importante resaltar que los proyectos requieren ajustes por circunstancias diversas por lo quedebe existir un procedimiento de gestión de los cambios (planeados o por imponderables) que incluya la generación de registros en los que se indique la fecha, el motivo del cambio, la justificación, el impacto y las acciones tomadas para ajustar el plan de trabajo.
Las herramientas básicas para la administración del proyecto son:
- Acta de inicio
- Gestión de tiempo (Diagrama de red, Gantt)
- Plan base y cronograma maestro
- Presupuesto
- Cambios y adecuaciones
- Herramientas y técnicas para estimar costos
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